포유디지탈, 페이퍼리스 업무환경 확대...회의부터 현장까지 디지털 전환

[비욘드포스트 김신 기자] 포유디지탈(대표 최우식)이 업무용 태블릿을 기반으로 공공기관, 교육기관, 일반 기업의 전자문서(페이퍼리스) 업무 환경 구축을 지원하고 있다.

회사는 전자문서 전환이 단순 용지 절약 외에도 문서 출력, 인쇄물 이동, 중복 데이터 입력에 소요되는 시간과 행정 비용을 줄이는 효과가 있어 적용 범위를 넓히고 있다고 설명했다. 문서 생산부터 배포, 전자결재, 전자문서 보관까지 업무 체계 전반을 디지털로 전환하는 방식이다.
적용 대상 분야는 회의와 교육 부문이다. 회의 안건을 태블릿으로 전달하면 출력물 배포와 수정본 인쇄, 회수 절차를 줄일 수 있으며, 교육 교재 역시 파일 업데이트 방식으로 변경해 최신 자료를 즉시 배포할 수 있다.

현장 실무에서도 도입이 가능하다. 시설 점검 시 촬영 사진과 점검 내역을 현장에서 태블릿에 직접 기입할 수 있어 수기 문서를 다시 PC에 옮겨 적는 이중 작업을 생략한다. 민원 창구의 경우 신청 서류 확인과 전자서명을 단일 화면에서 동시에 처리할 수 있다.

포유디지탈은 기기 도입 시 단말기 스펙 외에 운영 목적과 유지관리 여건을 검토해야 한다고 설명했다. 회의용 기기는 문서 뷰어와 필기 기능, 현장용 단말기는 배터리 용량과 카메라, 무선 통신 모듈, 교육용 기기는 단말 통합 관리(MDM)와 콘텐츠 일괄 배포 기능이 주요 검토 기준이다.
공공기관과 기업이 대규모로 기기를 도입할 때는 기기 단가가 총예산 편성에 영향을 미칠 수 있다. 포유디지탈은 최고 사양 단말기를 일괄 납품하기보다 요구 업무에 맞춘 성능 규격을 구성해 도입 예산의 효율성을 맞춘다는 방침이다.

사후 유지보수 체계도 운영한다. 공급 단말기는 본사 서비스센터에서 직접 수리를 담당하며 납품 후 1년간 무상 보증을 지원한다. 대규모 운영처의 경우 기기 장애 대응, 부품 수리, 대체 기기 투입 비용을 포괄한 총소유비용(TCO) 관리가 필요하다는 설명이다.

포유디지탈 관계자는 “페이퍼리스의 핵심은 태블릿을 몇 대 도입했는지가 아니라 실제 업무에서 불필요한 인쇄와 반복 작업을 얼마나 줄였는지를 확인하는 것”이라며 “회의실부터 현장까지 업무 방식을 바꾸는 실행 도구로 활용할 수 있도록 사업을 확대할 계획”이라고 말했다.

전자문서 도입 추세는 자원 절약 외에 실질적인 업무 효율과 행정 비용 절감을 동시에 측정하는 방식으로 전개되고 있다. 이에 따라 디지털 단말기의 현장 활용률과 사후 유지보수 역량을 포괄한 도입 계획 수립이 요구되고 있다.

비욘드포스트 김신 기자 bp_ks@beyondpost.co.kr